Il fax è ancora oggi molto utilizzato in ambito aziendale sebbene questa tecnologia sia stata riveduta e corretta più volte nel corso degli ultimi due decenni a fronte del boom di Internet e delle ultime evoluzioni del mondo digitale. E così ai giorni nostri il fax come lo abbiamo conosciuto in passato è stato quasi del tutto soppiantato da una versione meno “romantica” ma decisamente più pratica (nonché economica), quella del fax online. Fra i principali principali fautori di questa rivoluzione del concetto di fax non può non essere annoverata la piattaforma eFax, una sorta di dinosauro del web che ha portato il fax nel cloud addirittura nel 1995, con un almeno una decina d’anni d’anticipo rispetto a tante aziende che offrono oggi simili soluzioni di faxing via intenet per aziende e privati in Italia e nel mondo.
Attualmente eFax offre il proprio servizio in più di 42 paesi nel mondo vantando circa 11 milioni di clienti, una caratteristica che certamente fa di questo prodotto americano un caso abbastanza unico sul mercato. eFax offre una varietà di modi per inviare fax tramite internet, ponendosi come strumento estremamente flessibile e, di conseguenza adattissimo alle esigenze di un certo flusso di business. A questo aspetto va inoltre aggiunto quello critico della sicurezza, garantita attraverso una crittografia ben studiata.
3 metodi per inviare un fax online
- Il più veloce e semplice in assoluto è senz’altro quello di utilizzare il proprio account Gmail o altra casella email personale. Per effettuare l’invio non risulta necessario modificare alcuna impostazione relativa all’account di posta elettronica, basta accedere al proprio account Gmail, creare una nuova e-mail e invece di compilare i campi con l’indirizzo del destinatario digitare il numero di fax con prefisso ed un “@efaxsend.com” alla fine.
- Utilizzando l’applicazione mobile, disponibile per iOS e Android. Dunque un’altra alternativa all’invio di fax tramite cellulare, oltre ad accedere all’account di posta personale e procedere come descritto nel passo precedente, riguarda l’utilizzo delle applicazioni mobile sviluppate ed implementate aggiungendo la possibilità di usufruire di funzioni avanzate come la firma elettronica sui documenti. Direttamente da Microsoft Word: per chi volesse spedire un documento appena compilato, senza prima salvarlo e successivamente sfruttarlo con soluzioni non immediate, è possibile scaricare un add-on per Microsoft che consente di aprire una finestra di eFax all’interno del documento Word e di inviare direttamente al destinatario il documento in forma di fax. Scaricando il sender di eFax (per Windows o Mac): se si preferisce sfruttare le funzionalità messe a disposizione dal servizio direttamente dal desktop, si può quindi scaricare il software apposito per rendere più veloce e conveniente in determinati casi la gestione dell’account on-line in maniera “all-in-one”, senza dover aprire il browser web.
- Accedendo all’account eFax online da un computer: se si sta usando un personal computer o si è in un viaggio d’affari in cui si fa uso di computer differenti, il profilo già registrato sarà accessibile ovunque (sette giorni su sette, per 24 ore), eseguendo il login al proprio account protetto da password. Ovviamente, otre a modificare le impostazioni personali, è anche possibile inviare, ricevere e visualizzare i fax e i registri memorizzati.
Sicurezza, praticità ed affidabilità di eFax
Un’altra delle caratteristiche che rendono eFax ancor più affidabile, e certamente più sicuro, riguarda il servizio di anteprima. Effettivamente, una volta impostato l’account, è possibile ricevere al proprio indirizzo un’email dal sito web della compagnia per visualizzare come dovrebbe apparire la ricezione di fax via Gmail. Tutti i fax vengono memorizzati in una parte specifica dell’account, il che rende facile gestire e ricercare documenti precedentemente inviati o ricevuti (cosa che non accade nella maggior parte dei casi in cui si fa uso di fax tradizionali).
Ma a livello di gestione ci sono altri aspetti da non sottovalutare che conferiscono a eFax meriti ulteriori: la firma elettronica, come detto, è una caratteristica proposta di fondamentale importanza. Ciò rende più semplice firmare i documenti, manipolati così in modo rapido e con la possibilità che siano pronti all’invio tramite fax con tutte le precauzioni del caso (visto il genere di documenti solitamente scambiati). Attraverso il “centro messaggi”, è possibile aggiungere un nuovo contatto manualmente o scegliere di importare un file CSV di contatti esistenti. Se si dispone di grandi liste dei contatti, la possibilità di importare rappresenta un enorme risparmio di tempo. La stessa situazione si avrebbe nel caso in cui fosse necessario effettuare un’esportazione, anch’essa offerta dall’applicazione. Le funzionalità di file-sharing di eFax consentono inoltre di collegare e condividere file con una richiesta di spazio che può arrivare a 1 GB. I server eFax memorizzano il file e lo rendono accessibile per il download in modo che i destinatari non siano tenuti ad avere un account eFax. L’interfaccia è molto semplice e richiede pochissimi passi. Se si ha a che fare regolarmente con documenti di grandi dimensioni, questa caratteristica è sicuramente una grande risorsa che rispecchia senza dubbio l’efficienza e l’utilità di eFax.
